Introduzione
Gestire progetti rispettando tempi, costi e performance è più facile a dirsi che a farsi.
L'ambiente del Project Manager (PM) è estremamente turbolento, la sua giornata è composta di solito di meeting, scrittura di report, risoluzione di conflitti, continua pianificazione e ripianificazione, comunicazione con i clienti e i superiori, gestione delle crisi.
Da un punto di vista astratto il PM è un gestore, non uno che deve fare le cose; ma nella realtà i PM spesso si trovano a usare il loro tempo in compromesso tra il gestire ed il fare, principalmente per colpa della disorganizzazione dell'ambiente di progetto. In queste situazioni è estremamente importante che si usi il tempo con efficacia: la gestione disciplinata del proprio tempo è una delle chiavi per guidare un progetto in modo corretto.

La gestione del proprio tempo è un problema
Per la maggior parte delle persone il tempo è una risorsa che, se persa, è persa per sempre. Per un Project Manager invece è un vincolo, ed i principi di gestione del tempo del project management devono essere utilizzati per renderlo una risorsa.
Molti dirigenti preferiscono sottostimare e sottodimensionare consapevolmente i progetti, credendo erroneamente (o sperando) che il project manager si farà carico del lavoro addizionale: sfortunatamente è più facile dirlo che farlo per cui non funziona praticamente mai.
Il project manager è quasi sempre impegnato nelle attività tipiche che contraddistinguono il suo ruolo: meeting, preparazione dei report, comunicazione interna ed esterna, risoluzione dei conflitti e pianificazione-ripianificazione delle attività dovuta alle crisi. Uno dei più grossi errori dei PM inesperti è di fare una quantità enorme di ore di straordinario, nella speranza - vana - che questo sia l'unico modo di ottenere il risultato: anche se in alcuni casi questo può essere vero i più esperti sanno che invece è necessario delegare le attività e usare i principi di gestione del tempo in modo efficace.
Il problema principale è rendersi conto che esiste un problema di gestione del tempo e che vi sono delle soluzioni possibili, senza arrendersi al considerare questa situazione inaffrontabile.

Ci sono dei miglioramenti possibili?
Ecco una serie di domande che ci fa capire che da questo punto di vista ognuno di noi ha dei miglioramenti possibili.

• Avete difficoltà a completare il lavoro per le deadline stabilite?
• Per quanto tempo potete lavorare alla vostra scrivania prima di essere introdotti?
• Quante volte venite interrotti in un giorno?
• Avete qualche procedura per gestire le interruzioni?
• Se avete bisogno di parecchio tempo senza interruzioni, ne disponete? Dentro o fuori l'orario normale di lavoro?
• Come gestite le visite estemporanee e le chiamate telefoniche?
• Come gestito il disbrigo della posta?
• Producete di più o di meno di quanto facevate tre mesi fa? E sei mesi fa?
• Quanto è difficile per voi dire "No"?
• Fate voi i lavori che dovrebbero fare i vostri subordinati?
• Avete tempo sufficiente ogni giorno per i vostri interessi personali?
• Di solito pensate ancora al lavoro quando siete fuori dall'ufficio?
• Fate una lista delle cose da fare? Se sì, è una lista prioritarizzata?
• Il vostro calendario ha qualche livello di flessibilità?
• Avete un modo stabilito per svolgere lavoro il di routine?
  
  

Più alto è il numero di domande dell'elenco precedente che vi farete a cui riuscirete a trovare una risposta positiva, più grande è l'opportunità per voi di far sì che il tempo passi dall'essere un vincolo ad essere una risorsa.

Cosa fa perdere tempo
I project manager non sono solamente manager, ma fanno anche delle cose: il risultato che ne deriva è che soffrono delle perdite di tempo tipiche sia di manager che di quelli che fanno cose. Se il PM non è attento e dà più importanza alla seconda omponente del suo lavoro, l'impatto delle perdite di tempo diventerà enorme.

Uno dei problemi più grossi dei PM è di non saper dire "No". Basta immaginare una situazione in cui uno dei membri dello staff viene da voi con un problema: nel suo intimo può anche essere sincero quando vi dice che ve lo vuole solo raccontare, ma molto spesso il fine ultimo è di passare il peso del problema dalle sue spalle alle vostre. Se ci riesce, da questo punto in poi il problema non sarà più suo ma vostro.
C'è però un modo corretto per gestire questa situazione: per prima cosa comprendetete bene il problema con cui non volete essere invischiati operativamente. Se la situazione non necessita del vostro coinvolgimento, dovete assicurarvi che quando il vostro collega abbandona vostra stanza, sia ben conscio che il problema è ancora suo e non è vostro. Terzo, se secondo voi il problema ha bisogno di essere seguito direttamente, ricordate al vostro collega che tutte le decisioni future devono essere prese congiuntamente ma che il problema sarà ancora sulle sue spalle. Una volta che i membri dello staff avranno realizzato che non possono passarvi i loro problemi, impareranno velocemente a prendere decisioni e ad avere comportamenti corretti e fatalmente scenderà il tempo che vi richiedono.
Ci sono molte occasioni tipiche di perdere tempo legate all'ambiente e alle circostanze in cui opera un PM: ecco un lungo ma parziale elenco.

Aspetti legati al Ruolo
Vaghezza su cosa è o non è compito del PM
PM non adeguatamente coinvolto nelle decisioni
Non essere responsabili di tutto l'obiettivo
Responsabilità accompagnata da una autorità inadeguata
Perdere troppo tempo a spiegare le cose a i superiori impreparati
Manager non esperti o che non hanno fiducia in voi Disorganizzazione dei superiori
Meeting con i superiori
Indecisione da parte del management
Troppe persone coinvolte anche nelle decisioni non importanti
Non delegare o non controllare quelli a cui si è delegato
Non decidere o ritardare le decisioni
Incapacità di avere buone relazioni con il pari ruolo

Aspetti legati all'organizzazione
Gestione del "giorno per giorno"
Gestire la posta
Prendere appuntamenti
Non stabilire canali di comunicazione efficaci
Telefonate non controllate
Conversazioni casuali in ufficio
Visitatori casuali
Aspettare che qualcuno arrivi
Appuntamenti in ritardo
Fare troppe riunioni
Troppi viaggi
Procrastinare
Monitorare il lavoro che si è delegato

Aspetti legati alla gestione dello staff
Mancanza di strumenti adeguati di project management
Cambio di strumenti durante un progetto
Poca comunicazione tra la parte vendite e la parte tecnica
Staff troppo variabile
Troppi livelli di revisione
Troppa produzione di carta
Spostare le priorità
Requisiti non sufficienti o sbagliati
Non notificare e spiegare le variazioni alle attività
Mancanza di informazione pronte all'uso
Usare più tempo del previsto per rispondere alle domande
Troppo persone in uno spazio piccolo
Ricevere informazioni errate
Doversi coinvolgere nei dettagli per poter ottenere un lavoro
Dare e avere obiettivi vaghi
Mancanza di conoscenze tecniche
Vincoli di tempo non ragionevoli
Poca capacità di comunicare e scrivere
Persone pagate troppo per il loro ruolo
Mancanza di riguardo nei confronti delle persone
Avere un comportamento troppo paterno
Aspettarsi troppo da se stessi del gli altri
Troppo lavoro per una persona per sperare che lo faccia correttamente
Carichi di lavoro che crescono più velocemente delle capacità
Desiderio di perfezione
Un lavoro non completato
Un lavoro fatto male che deve essere rifatto

Aspetti legati all'ambiente in cui si svolge il progetto
Mancanza di organizzazione
Mancanza di privacy
Un numero troppo grande di progetti da seguire
Interruzioni troppo frequenti
Problemi familiari
Problemi aziendali
Problemi finanziari per il progetto
Troppa turbolenza delle risorse allocate al progetto
Personale che non vuole prendersi dei rischi
Mancanza di disciplina da parte dello staff
Subcontractor non affidabili
Richiesta insensata di risultati nel breve termine
Mancanza di pianificazione per il lungo termine
Pressione costante sui tempi
Mancanza di personale qualificato

Spesso l'incapacità del PM di gestire in modo efficace una perdita tempo crea una perdita di tempo addizionale. Ecco una serie di modi fantastici per perdere tempo.

• Confessare di non avere una risposta: è il modo per non avere da nessuno una risposta
• Dire che ci dobbiamo muovere con calma: non si comincerà mai
• Esprimere scetticismo su ogni proposta altrui
• Quando viene fatta una proposta, dire che lo si era già pensato prima
• Quando lo staff è riunito, dire qualcosa che lo staff non può comprendere
• Mostrarsi imbarazzati quando emerge un problema
• Dire che un problema non può essere separato dagli altri: significa dire che questo problema è inaffrontabile finché non sono risolti gli altri
• Far sentire colpevole chi fa presente un problema
• Fa finta di non capire una domanda: se la domanda è chiara fa perdere tempo in inutili ulteriori spiegazioni
• Girare intorno al problema
• Dire che quel problema ce l'hanno tutti e che quindi ci si deve convivere
• Spiegare e chiarire ulteriormente e inutilmente una cosa che si è già detta
• Dire che una cosa non è in agenda e quindi se ne parlerà più avanti
• Aspettare che venga consultato un esperto
• Dire che si sono chiariti tutti gli aspetti di un problema, anche se non si è trovato un modo per risolverlo

Esistono due strumenti di base che si possono usare per gestire meglio il proprio tempo.
Si comincia con l'elenco dei To Do. È semplicemente un elenco che indica:

• L'attività da svolgere
• La sua priorità
• La data di inizio prevista
• Lo stato di avanzamento
• Un indicatore di attività completata o meno
  

Una volta preparata questa lista vanno decise le attività da svolgere in prima persona e va assegnata una priorità ad ognuna. L'elenco va ovviamente mantenuto aggiornato giornalmente e va rispettato al di là della gradevolezza o meno delle singole attività (è noto che tutti facciamo prima le cose che ci piacciono di più). L'elenco va depurato delle attività che non si svolgeranno direttamente, che vanno immediatamente e chiaramente delegate ad altri.
Le attività con le priorità più alte vanno trasferite sul calendario giornaliero - diviso per ore - che comprende:

• L'intervallo di tempo (Es. dalle 11.00 alle 12.30)
• L'attività da svolgere
• La priorità che ho stabilito per quella attività
  

Si devono poi assegnare le attività da svolgere ai blocchi orari migliori per voi, visto che ogni individuo rende al meglio su ogni attività in periodi diversi della giornata (dipende dal vostro ciclo energetico giornaliero, e ne parleremo nel prossimo articolo). I blocchi di tempo rimasti vuoti verranno utilizzati per la gestione dei problemi inattesi e per le attività a priorità minore.
Se ci sono più attività prioritarie che blocchi di tempo è preferibile delegare che rimandare: è troppo facile creare un backlog di attività prioritarie che poi non si riescono a gestire, con l'aggravante che una attività che oggi è a priorità "B" diventerà facilmente a priorità "A" nel giro di un giorno o due.
L'ovvia considerazione è che il team e il Project Manager non devono mai a rimandare a domani ciò che può essere fatto oggi.
L'esperienza insegna che se un PM non gestisce efficacemente il proprio tempo ben presto si troverà a dover affrontare i problemi tipici che purtroppo affliggono questo ruolo professionale: stress e pressione. Cadere in questo stato non aiuterà certo a prendere buone decisioni e comunicherà a tutti i membri dello staff tensione, preoccupazione, scetticismo con effetto di rimanere ancora più solo a lottare per il risultato.
Nel prossimo articolo affronteremo perciò i sintomi da cui riconoscere lo stress e il modo di affrontarlo, i modi per evitare di finire a quel punto, ed il modo efficace di usare bene il proprio tempo utilizzando lo staff: è la parte più importante della gestione del tempo di un gruppo di progetto.

Bibliografia
Harold Kerzner - Project Management 8th Ed. 2003 John Wiley e Sons, Inc.
Mary Khosh and Harold Kerzner - Stress and burnout in Project Management - PMI 1984