Introduzione

In questo quarto articolo, l’ultimo della serie, approfondiremo l’approccio precedentemente illustrato per realizzare un BPA Model di una organizzazione, usando un sistema software presente sul mercato e immaginando di realizzare questo modello per una esemplificativa ma verosimile azienda che sviluppa un Sistema di project management.

ProjectPower SpA

La ProjectPower SpA è l’azienda di sviluppo software immaginata per realizzare l’esercizio di sviluppo del BPA Model. Questa è stata fondata negli anni Ottanta da due manager che hanno messo a frutto l’esperienza decennale maturata presso l’azienda in cui entrambi lavoravano in precedenza e che si occupava di progettazione e realizzazione di infrastrutture di trasporto e costruzioni civili. Per supportare la realizzazione di questi progetti, quella azienda aveva avuto la necessità di sviluppare internamente un sistema software di project management di cui i fondatori della ProjectPower SpA erano i riferenti degli sviluppatori software per le definizione dei requisiti utente.

Il sistema oggi proposto al mercato dalla ProjectPower SpA prende lo stesso nome dell’azienda e, grazie agli sviluppi realizzati nel corso degli anni, è un sistema di supporto alla gestione di progetti di medio-grandi dimensioni di qualsiasi tipo: non ha quindi come target il soddisfacimento solo delle specifiche esigenze del settore per cui il sistema era inizialmente nato. La ProjectPower ha diverse sedi in Italia e un paio all’estero, conta in tutto più di 250 collaboratori. La società è posseduta, con quote nella stessa proporzione, dai due soci fondatori e da un fondo di private equity.

Signavio Process Editor

Come sistema software per realizzare il BPA Model useremo Signavio Process Editor [9] che consente di realizzare modelli di processi di business usando lo standard BPMN 2.0. Signavio, l’omonima azienda produttrice del prodotto, è stata fondata nel 2009 da un team di alunni della Hasso Plattner Institute (HPI) di Potsdam (Germania), ha il suo quartier generale a Berlino ma anche una sede nella Silicon Valley in California. Signavio ha conservato forti legami con la comunità accademica sul BPM e ha sponsorizzato molte conferenze. Assieme ad un ampio numero di partner accedemici, Signavio ha lanciato nel 2009 l’iniziativa BPM Academic Initiative con lo scopo di supportare l’insegnamento e la ricerca nel campo del Business Process Management.

Il BPA Model della ProjectPower

Prima di procedere, ricordiamo brevemente alcuni concetti utili per il disegno del BPA Model:

• il BPA Model, o Diagram, è il principale manufatto di una organizzazione process–centric ed è un modello gerarchico dei processi che compongono l’organizzazione;
• l’approccio presentato per realizzare il BPA Model si basa sulla individuazione delle value chain dell’organizzazione;
• il diagramma che presenta le value chain viene detto di Livello 0;
• per ciascuna catena di valore si deve realizzare il BPA Model;
• il BPA Model deve riportare non solo i processi core (quelli che generano servizi e prodotti per i clienti) ma anche i processi di supporto e di management;
• nella scomposizione dei processi si procede ad individuare i processi di Livello 1, che sono quelli direttamente collegati agli stakeholder della value chain e successivamente si prosegue nella scomposizione sinoad identificare, solitamente, i sottoprocessi di Livello 2;
• per quelli che sono gli scopi del BPA, nessuno sforzo deve essere fatto per definire il flusso tra i sottoprocessi disegnati nel modello.

Il primo step consiste quindi nel determinare le value chain dell’organizzazione. Dalla breve presentazione data, non abbiamo difficoltà a determinare per la ProjectPower una sola value chain, il cui BPA Model risulta così coincidente con quello dell’intera organizzazione.

Il diagramma in Signavio

Realizzare il diagramma delle value chain in Signavio è molto semplice in quanto è sufficiente selezionare la voce di menu relativa dalla home page del sistema:

New -> Value Chain

Quindi, nel diagramma che si apre, si seleziona il simbolo della value chain e si fa il drag & drop sullo spazio bianco per ottenere la value chain, che nel caso della PowerProject risulta quella presentata in figura 2.

Alcune considerazioni

Come si può notare, abbiamo usato il simbolo del Collapsed Process in quanto, a partire dalla identificazione degli stakeholder, la value chain deve essere esplosa sino a determinare i processi di livello 1 e 2 che la compongono.

Per raggiungere questo risultato si dovrebbe procedere a realizzare delle sessioni di analisi con i manager dell’organizzazione, prima con gli executive e successivamente con quelli operativi; in tal modo, attraverso degli step di raffinamento successivo, si arriva a determinare i processi di livello 2 complessivi dell’organizzazione, che dovrebbero avere tutti più o meno lo stesso livello di granularità.

Pur essendo valido, questo approccio “from scratch” può impegnare molto tempo, come si può facilmente intuire. In realtà, per ottenere una BPA Model, molte organizzazioni non partono da zero ma fanno affidamento su framework standard che presentano almeno i processi core peculiari del mercato in cui operano.

Un quadro di riferimento

Il Supply Chain Operations Reference Model (SCOR Model), sviluppato nel 1996 dal Supply Chain Council, è il riferimento affermato per i processi che realizzano la Supply Chain [10]. Le compagnie di telecomunicazioni hanno anche il loro framework di riferimento, sviluppato dal TeleManagement Forum, ben ritagliato sulle loro specifiche esigenze, che nella sua terza edizione prende il nome di eBusiness Telecom Operations Map (eTOM).

Il framework di riferimento per le aziende che sviluppano sistemi software è lo standard ISO/IEC 12207 Systems and software engineering – Software life cycle processes (la ISO/IEC 12207:2008 è l’ultima versione dello standard) [11]. Questo standard ha il principale obiettivo di mettere a disposizione un framework che possa consentire a commerciali, fornitori, sviluppatori, manutentori, operatori, manager e tecnici coinvolti a vario titolo con i sistemi software di parlare un linguaggio comune. Questo linguaggio è formalizzato in termini di processi che sono applicati durante l’acquisizione di sistemi che contengono software o prodotti software stand-alone, nella realizzazione di servizi software e durante la fornitura, sviluppo, operations e nella manutenzione di prodotti software.

Lo standard classifica sette gruppi di processi in cui ciascun processo è descritto in termini di scopo, risultati, attività e task che sono necessari per realizzare i risultati.

Individuare i processi di secondo livello

Per la identificazione dei processi di livello 2 della PowerProject, supporremo che anche noi siamo partiti dallo standard ISO/IEC 12207 e che, attraverso una serie di incontri di analisi con i manager dell’azienda, l’insieme verosimile, semplice ma indicativo, dei processi che abbiamo identificato è quello presentato nel diagramma di figura 4.

Vediamo come si deve procedere in Signavio per ottenere questo diagramma. Si clicca sul simbolo di espansione sulla value chain, nella finestra che appare si seleziona Value Chain e poi il bottone Link Diagram. Quindi nel diagramma che si apre, si seleziona il simbolo della value chain senza il simbolo di collapse, si fa il drag e drop sullo spazio bianco e si cambia l’attributo shape del processo per presentarlo in forma di rettangolo. Questo deve essere ripetuto per ognuno dei processi di livello 2 identificati, per ottenere infine il diagramma desiderato:

Gli ultimi passi

A questo punto, per concludere il BPA Model della PowerProject, per ciascuno dei processi individuati si deve dare una dettagliata descrizione e indicare il responsabile del processo.

A tal fine Signavio mette a disposizione gli attributi di processo. L’attributo Descrizione in una finestra permette di scrivere il dettaglio del processo che dovrebbe essere dato in termini di input, attività (sottoprocessi) che lo compongono, risultati prodotti (figura 5).

L’attributo Process Owner consente in un campo di indicare il responsabile di processo.

In Signavio, navigare nella gerarchia dei processi a partire dalle value chain è molto semplice: si clicca sul simbolo di collapse, quindi, nella finestra che si apre, si clicca su Open e si apre il diagramma che contiene i processi che compongono la catena di valore stessa.

Stesso procedimento si seguirebbe se il diagramma raggiunto presentasse a sua volta un collapsed process di cui si vuole vedere il diagramma dei processi che lo compongono.

Il BPA model completo

Per quelle che sono le prime esigenze della ProjectPower, possiamo ipotizzare concluso il suo BPA Model. Non è invece terminata la definizione complessiva della BPA della organizzazione perché, come sappiano, oltre al modello, bisognerà definire un sistema di misurazione delle perfomance dei processi, un sistema di management e governance dei processi e infine un sistema di allineamento delle risorse, IT e persone, ai processi. Ma questo non rientrava negli obiettivi di questo esercizio che voleva realizzare il solo modello della BPA.

Prima di concludere, facciamo alcune considerazioni finali sul BPA Model della ProjectPower. Come detto, il modello ottenuto è stato considerato quello conclusivo, ma questo non significa che, dopo un periodo di primo uso dello stesso, non sorga l’esigenza di rimettere mano a questo modello e scomporre ulteriormente qualcuno dei processi identificati.

L’esigenza potrà sorgere quando, per esempio, uno dei processi identificati presenta delle inefficienze, oppure quando si vuole automatizzare qualcuno di quei processi mediante l’uso di un sistema software di tipo BPMS (Business Process Management System). Infatti in questi casi si attiverà un progetto di business process change con l’obiettivo di ridisegnare e migliorare il processo: a quel punto potrà risultare necessario scomporre il processo in sottoprocessi (da portare al livello 2), ciascuno caratterizzato da un set di misure di perfomance che, avendo un livello di granularità maggiore del processo padre, permettono di tracciare e monitorare con più efficacia l’allineamento tra le misure degli obiettivi strategici e quelli dei processi di business.

Oppure potrà risultare necessario rappresentare il flusso di lavoro delle attività che compongono il processo stesso, ma in questo caso non stiamo parlando più di Business Process Architecture ma piuttosto del tema della modellazione dei processi e dei formalismi relativi: si pensi allo standard BPMN (Business Process Model and Notification) che ha l’obiettivo di definire le azioni, i flussi e i comportamenti di un processo, tema questo su cui c’è molto da dire e che merita un approfondimento a sé stante.

Conclusioni

L’argomento della Business Process Architecture è molto vasto abbracciando molti temi che spaziano da quelli di carattere manageriale a quelli di carattere organizzativo a quelli di carattere prettamente IT. La BPA è argomento di sempre maggiore interesse nel panorama del BPM e, proprio perché è un terreno in cui si incontrano e confrontano discipline differenti, va detto che non c’è un unanime consenso sul vocabolario e anche sugli approcci. Per quanto ci riguarda, riteniamo molto valido l’approccio proposto da Paul Harmon e Roger Burlton, più volte citati come fonti, per cui rimandiamo ai riferimenti qui sotto.