Perché Agile nella comunicazione?

Il concetto di Agilità (con la A maiuscola, perché originario da Agile) è oggi largamente più diffuso che in passato: si sente sempre più spesso parlare di aziende agili, di modi di fare agili, di progetti agili. Di lavoro agile e di comunicazione agile.

Nella maggior parte dei casi, però, lo si fa utilizzando il termine erroneamente: perché Agile non è agile. 

Con questo articolo desidero condividere con voi lettori il motivo per il quale un approccio ispirato alla Filosofia Agile può rappresentare una buona alternativa per l’organizzazione e la gestione di progetti di marketing e comunicazione, per costruire effettivamente una Comunicazione Agile.

Ma prima di proseguire, chiariamo quale sia il ruolo di un team o di un’agenzia marketing e comunicazione e quali siano le sfide che spesso investono il flusso di lavoro.

Il lavoro di un team marketing e comunicazione: ruolo e sfide 

Che si tratti di un’agenzia esterna o di un team interno all’azienda, chi si occupa di marketing e comunicazione riveste un ruolo chiave nell’aiutare l’organizzazione a raggiungere i propri obiettivi commerciali, a costruire relazioni con il pubblico e a distinguersi dalla concorrenza.

È vero anche che chi lavora nel settore marketing e comunicazione si trova spesso a dover affrontare delle sfide dinamiche e spesso imprevedibili, che mettono a dura prova la gestione ottimale del flusso di lavoro, delle risorse e delle responsabilità. 

Volendo fare alcuni esempi, utili allo scopo di questo articolo, potremmo elencare: limitate risorse interne, conflitti interni tra opinioni o obiettivi divergenti tra i dipartimenti, la resistenza al cambiamento all’interno dell’organizzazione, il monitoraggio delle prestazioni e la misurazione del ROI, comprendere appieno il cliente e i suoi bisogni, la mancanza di una comunicazione chiara con il cliente, la pressione delle scadenze, l’adattamento ai cambiamenti di priorità del cliente.  

Fra i molti strumenti utili per superare queste sfide, possiamo certamente citare una comunicazione efficace, la flessibilità nell’adattarsi ai cambiamenti e una costante ricerca di miglioramenti e innovazioni nelle strategie di marketing e comunicazione. E qui arriva Agile in soccorso.

Agile, in pillole

Prima di proseguire spiegando il ruolo di Agile in un contesto di comunicazione, ritengo opportuno rivedere brevemente cosa sia Agile. Se siete già esperti in materia, consiglio di saltare direttamente al capitolo successivo.

Agile è una metodologia innovativa che si diffonde a partire dai primi anni 2000 nel mondo dello sviluppo software, come alternativa al modello tradizionale Waterfall e ad altri modelli di sviluppo di un prodotto, proponendo un approccio più flessibile e snello: il famoso approccio iterativo e incrementale, con l’obiettivo di rilasciare al cliente, in tempi brevi e con maggiore frequenza, parti del prodotto funzionanti e di qualità. La nuova metodologia si basava – e si basa tutt’ora – su un insieme di principi definiti nel Manifesto Agile (un documento redatto da alcuni sviluppatori software nel 2001 e che sancisce l’anno di nascita della nuova filosofia):

• Individui e interazioni più che processi e strumenti: l’Agile enfatizza l’importanza delle persone e delle loro interazioni nel processo di sviluppo.
• Software funzionante più che documentazione esaustiva: l’obiettivo principale è consegnare un prodotto funzionante e di valore, piuttosto che concentrarsi su documentazione dettagliata e prolissa.
• Collaborazione con il cliente più che contrattazione di piani: l’interazione continua con il cliente è fondamentale per comprendere e rispondere ai cambiamenti nelle esigenze e nelle priorità.
• Rispondere al cambiamento più che seguire un piano: l’Agile riconosce che i requisiti possono cambiare e si adatta in modo flessibile alle nuove informazioni e alle richieste del cliente.

Per mettere in pratica i principi del Manifesto Agile si possono usare alcuni strumenti (dei veri e propri metodi di lavoro), come Kanban, XP e Scrum.

Quest’ultimo è quello che più interessa a noi: un framework per la gestione del ciclo di sviluppo di un prodotto complesso, applicabile soprattutto in quei contesti in cui è difficile pianificare e giocare d’anticipo. Scrum, infatti, segue un metodo iterativo e un approccio incrementale per ridurre il  rischio, aiutando i team a lavorare insieme. 

Scrum si fonda su tre pilastri: 

• Trasparenza degli aspetti significativi del processo, nei confronti dei responsabili e del team
• Ispezione frequente dei progressi di prodotto realizzati, in modo da individuare e correggere in anticipo eventuali
• Adattamento del processo di sviluppo e del prodotto da rilasciare in base alle necessità del cliente.

Dal punto di vista pratico Scrum prevede dei ruoli (PO, SM, developers) e 4 occasioni di incontro, i meeting: lo Sprint Planning Meeting, il Daily Scrum, la Sprint Review e la Sprint Retrospective. 

Dopo questo – per quanto possibile breve – excursus, giungiamo al core dell’articolo. 

Dunque, perché Agile nella comunicazione?

L’adozione di strumenti agili, come il framework Scrum, può offrire notevoli vantaggi nella gestione degli imprevisti, nella costruzione di una relazione sincera e continua con il cliente, nella gestione del flusso di lavoro e di tutte quelle situazioni precedentemente viste che investono un progetto di marketing e comunicazione. 

Adattabilità al Cambiamento

Agile e Scrum promuovono l’adattabilità al cambiamento come uno dei loro principi cardine. In un ambiente dinamico come quello di un team marketing e comunicazione, dove le priorità possono cambiare rapidamente, l’adozione di un approccio agile consente al team di rispondere prontamente a nuovi requisiti o opportunità.

Nello specifico di Scrum, iterazioni di breve durata (2-4 settimane) consentono di rivedere e adattare le strategie di marketing frequentemente, riducendo il rischio di investire tempo e risorse in direzioni obsolete.

Collaborazione e Comunicazione

Agile favorisce la collaborazione e la comunicazione continua tra i membri del team e con gli stakeholder, promuove riunioni regolari per condividere informazioni, risolvere ostacoli e garantire la trasparenza. I Daily Scrum offrono un’opportunità quotidiana per il team di comunicare e affrontare eventuali problemi, migliorando la collaborazione e la condivisione di conoscenze.

Gestione delle Priorità

La pianificazione del lavoro secondo Agile si basa sulla prioritizzazione delle attività in base al valore per il cliente. Questo aiuta a concentrarsi sulle attività più importanti, ad elargire le risorse e le responsabilità in base all’urgenza e all’impatto dell’iniziativa da completare e ad ottenere prima risultati significativi. In Scrum, è il Product Owner che definisce e prioritizza la lista delle cose da fare (il cosiddetto backlog, in gergo Scrum), assicurando in questo modo che gli sviluppatori si concentrino in primo luogo sulle iniziative di maggiore valore.

Miglioramento Continuo

La filosofia Agile promuove un ciclo continuo di miglioramento. Dopo ogni iterazione, il team riflette su ciò che ha funzionato bene e su cosa può essere migliorato. Questo avviene soprattutto durante la Sprint Retrospective, l’evento Scrum dedicato a riflettere sull’ultimo sprint, identificare miglioramenti e pianificare azioni correttive.

Gestione delle Risorse

Agile e Scrum favoriscono – o spingono verso – l’auto-organizzazione del team, in modo da consentire ai membri dello stesso gruppo di assumere responsabilità in maniera autonoma e adattarsi alle esigenze del progetto. In questo modo, il team è responsabile della pianificazione e dell’esecuzione delle attività e questo migliora l’efficienza delle risorse.

Trasparenza e Monitoraggio delle Prestazioni

Infine, Agile promuove la trasparenza attraverso la visualizzazione e condivisione delle informazioni, per esempio tramite bacheche stile Kanban o altri strumenti di gestione del lavoro visuale. La trasparenza facilita il monitoraggio delle prestazioni. Le metriche come la velocità (quantità di lavoro completato in una iterazione) forniscono indicatori chiari sulle prestazioni del team, facilitando l’analisi e il miglioramento continuo. 

Conclusione

L’approccio Agile e il framework Scrum non solo possono migliorare l’efficienza del flusso di lavoro, ma anche favorire una cultura di adattabilità, collaborazione e miglioramento continuo, affrontando così molte delle difficoltà comuni che possono sorgere nel lavoro di un team marketing e comunicazione o di un’agenzia esterna.

In questo primo articolo abbiamo dato un’infarinatura teorica e ci siamo soffermati sui principi agili che, se adottati, aiutano a superare le sfide per chi lavora nel campo marketing e comunicazione.

Negli articoli successivi andremo più a fondo con questo tema, attraverso esempi pratici di applicazione.

Cosa vedremo nei prossimi articoli:

• L’esperimento pratico dell’applicazione del framework Scrum, con strumenti e meeting, all’interno del team marketing e comunicazione di Agile Reloaded
• Un consiglio pratico per adattarsi al cambiamento. 
• Come costruire una comunicazione efficace e favorire la collaborazione. 
• Il processo di prioritizzazione delle iniziative per la gestione delle priorità. 
• Il potere di team auto-organizzati e il miglioramento continuo. 
• Come calcolare la capacity e la velocity del team per la gestione delle risorse. 
• Uno strumento per favorire la trasparenza e monitorare le prestazioni.