Introduzione

Abbiamo visto come i principi agili possono aiutare a superare le sfide per chi lavora nel team marketing e comunicazione di un’azienda o in un’agenzia collaborante. Con questo articolo andremo ad approfondire il tema attraverso il racconto di un esperimento pratico: l’applicazione del framework Scrum e dei valori agili all’interno del team marketing e comunicazione di Agile Reloaded.

Prima di iniziare precisiamo alcuni punti, per avere chiaro il quadro in cui ci troviamo.

Compiti e responsabilità del team

Il ruolo del team nel quale lavoro non è limitato a un solo ambito. Da un lato ci sono aspetti inerenti alla comunicazione quali la progettazione del piano editoriale per blog, social e podcast; la redazione di interviste e di articoli divulgativi per i siti aziendali; dall’altro le attività più legate al marketing, come l’analisti dei dati dei vari canali; le ricerche di mercato, nonché gli aspeti legati all’organizzazione degli eventi aziendali, interni ed esterni, come le conferenze.

Il tutto, operando interamente da remoto, fatti salvi alcuni incontri in presenza durante l’anno.

Un tale quantitativo di attività così variegate richiede al team di organizzare il proprio lavoro secondo un modello strutturato.

Una gestione Agile del lavoro

Dal momento che Agile Reloaded è un’azienda che, fin dal nome, promuove la diffusione dei principi e delle pratiche Agile, è stato abbastanza naturale introdurre gradualmente anche nell’ambito del suo team di Marketing & Comunicazione quelle metodologie agili che potessero venire incontro alle specifiche necessità del gruppo di lavoro.

Si è deciso quindi di iniziare a sperimentare l’applicazione dell’infrastruttura metodologica Scrum anche all’organizzazione del lavoro di comunicazione. Ad oggi il gruppo è autoorganizzato e indipendente, e segue una struttura di appuntamenti, scadenze, responsabilità, mutuata dal framework Scrum. I benefici sono stati evidenti soprattutto nella consapevolezza del “peso” del lavoro che si può svolgere ogni settimana e al conseguente rispetto di scadenze sostenibili.

L’esperimento con Scrum

Il team ha adottato l’infrastruttura metodologica Scrum con un approccio “sperimentale”, valutandone in corso d’opera i risultati e la congruità con le attività da svolgere.

Prima di proseguire, ricordiamo gli eventi che il framework Scrum prevede: lo Sprint Planning, il Daily Scrum, la Sprint Review e la Sprint Retrospective. Si tratta di incontri importanti, che hanno contribuito a dare una struttura al team marketing e comunicazione di Agile Reloaded. Come vedremo, i nostri “Sprint” sono molto brevi e prevedono alcuni adattamenti del framework Scrum, anche perché il numero delle persone coinvolte è più basso del classico Scrum Team.

Lo Sprint Planning e la pianificazione del lavoro

La settimana lavorativa del team si apre ogni lunedì mattina con lo Sprint Planning, prima del quale tendenzialmente viene incorporata anche la Sprint Review: come detto, il numero contenuto di persone che compongono il team fa sì che impieghino meno tempo nello svolgere attività e prendere decisioni, e la review prevede una verifica di quanto fatto più che una e vera propria demo.

Operaivamente, le persone del team si incontrano su Google Meet e sulla board Miro del processo editoriale per lavorare alla costruzione e al raffinamento del proprio Backlog, sotto la guida del Product Owner.

Per il lavoro di pianificazione in un’ottica Scrum è necessario provvedere alla prioritizzazione delle iniziative e alla stima del lavoro che sarà richiesto dalle diverse attività.

Stimare l’effort necessario per svolgere le attività

Uno degli aspetti più importanti e al tempo stsso più impegnativi nello Sprint Planning è che il gruppo riesca a stimare in maniera abbastanza attendibile quanto lavoro è in grado di svolgere durante quello Sprint. Non si tratta di una capacity stabilita a priori e assolutamente fissa, ma di una capacità di carico che si stabilizza con il passare degli Sprint, attraverso prove, errori e aggiustamenti, e che può anche variare in certi casi per motivi contingenti.

Il lavoro preso in carico per ogni Sprint non dovrebbe mai eccedere questa capacity, in maniera da consentire ragionevolmente di portare a termine le attività previste per quel determinato lotto di lavoro, senza timanere inutilmente scarichi o, viceversa, insensatamente sovraccarichi.

Esistono svariate modalità per stimare quanto una determinatà attività peserà sul carico di lavoro complessivo per quello Sprint. Nel team di comunicazione e marketing di Agile Reloaded abbiamo adottato il sistema degli Story Points che consente di stimare comparativamente il peso di una “storia”, cioè, nel nostro caso, di una attività o parte di attività presa dal Backlock generale di tutte le cose da fare e passata nel Backlog di quello Sprint da svolgere nella settimana.

Stimare in maniera comparativa i “punti” di una attività ha richiesto attenzione e un periodo i apprendimento/aggiustamento, ma si è rivelata adatta a costruire Sprint Backlog di dimensioni compatibili con la capacity del gruppo di lavoro. Una volta stabilito lo Sprint Backlog, si assegnano i compiti alle varie persone, in modo che possano essere realisticamente portati a termine.

Suggerimenti prima dell’uso

L’acquisizione dei meccanismi e della mentalità giusta per svolgere nel modo più adeguato lo Sprint Planning non è immediata e richiede un periodo di adattamento che serve anzitutto a eliminare errori molto comuni come “1 ora = 1 punto” (i punti sono una misura di grandezza comparativa che ci dicono solo che una storia che vale 3 pt richiederà un effort grosso modo 3 volte più grande di una storia che pesa 1 pt. Attraverso un po’ di prove e aggiustamenti, si arrivatrovare la giusta soluzione che faccia al caso proprio.

Ad oggi, lo Sprint Planning è l’incontro più importante per il gruppo poiché permette ai membri di allinearsi sulle attività svolte durante la settimana conclusa – e su eventuali impedimenti riscontrati, nonché, ovviamente, e di pianificare la settimana entrante in modo condiviso e sostenibile.

La Sprint Retrospective e la comunicazione efficace

Un altro evento adottato a partire dall’infrastruttura metodologica Scrum è la retrospettiva.Lavorando su “sprint” molto brevi, non facciamo una vera a propria Sprint Retrospective ma seguiamo una cadenza mensile.

La retrospettiva è un evento di grande importanza per il team comunicazione e marketing, e probabilmente di un certo valore anche per i coach e l’azienda nel complesso, dal momento che offre a tutte le persone dell’organizzazione la possibilità di rimanere allineate.

Il team comunicazione ed eventi svolge la Retrospective a cadenza mensile e sotto la supervisione di un coach di Agile Reloaded esterno al gruppo. La retrospettiva di team costituisce un’occasione per fermarsi e riflettere su quanto fatto durante il mese appena concluso, sulle emozioni — come persone —, sulle necessità — sia dei singoli che di gruppo, e anche per gioire dei risultati raggiunti oltre a interrogarsi su cosa migliorare.

Suggerimenti prima dell’uso

Introdurre un momento di ascolto e di dialogo tra colleghi così profondo ha richiesto tempo al team: le persone oggi sono abituate a leggere di contesti lavorativi insostenibili, dove i task arrivano dall’alto come leggi; al silenzio di colleghi che non si parlano; a storie di gelosie e di invidie.

In realtà basta parlare e ascoltare. E se pensiamo sia difficile, è lecito e consigliabile cercare un esperto che ci aiuti a farlo. In un team, così come in un’intera azienda, il dialogo è fondamentale per lavorare bene. La comunicazione, l’ascolto e la trasparenza sono tra i principi chiave di Agile e questo incontro è l’occasione perfetta per creare un clima di fiducia reciproca e un contesto lavorativo sano.

Osservazioni. Agile nella comunicazione? Si può

A fronte di quanto visto nello scorso articolo e in questa sede, possiamo affermare che la costanza e gli eventi che il framework Scrum propone, le “regole” previste per la loro gestione, gli strumenti interattivi e collaborativi come le board Miro e Trello o i metodi di lavoro come le stime agili permettono di acquisire grande autonomia e sicurezza, di organizzare in maniera ottimale le proprie responsabilità e di adottare un ritmo di lavoro sostenibile.

Questo non riguarda solo Agile Reloaded. Tutto quanto visto è applicabile in qualunque contesto proprio perché Scrum stesso incarna quel principio di adattabilità che tanto promuove: i meeting si adeguano alla grandezza del team, la durata delle iterazioni varia in base alla tipologia di prodotto in lavorazione o alle necessità delle persone, i lavori di stima e prioritizzazione sono delle possibilità valide per una distribuzione ottimale dei compiti e delle risorse, gli incontri come le retrospettive sono raccomandati per rimettere al centro le persone, motivandole e costruendo un contesto sano di lavoro.

Conclusioni

Dopo aver visto gli elementi dell’infrastruttura metolodogica Scrum che sono stati adottati nel team comunicazione e marketing, con alcuni necessari adattamenti, i prossimi articoli saranno dedicati ad ogni singolo principio agile, per vedere più da vicino in che modo e con quali strumenti è possibile adottarli e rispettarli, per raggiungere una gestione ottimale del proprio lavoro che sia ispirata ai principi e alle pratiche Lean/Agile.