Introduzione

Se ci fosse un modo più economico e più sostenibile di gestire il lavoro di organizzazione di un seggio elettorale, saremmo disposti a cambiare le regole del gioco per perseguire la strada più efficace?

In questo articolo presentiamo un “esperimento” in tal senso. Si tratta, chiaramente, di una simulazione in quanto le operazioni elettorali sono regolate da leggi vigenti e la legge non permette di effettuare il lavoro in maniera diversa da quanto descritto nelle “Istruzioni per le operazioni degli uffici elettorali di sezione” [1]. Ciò nondimeno, abbiamo voluto presentare questa simulazione come spunto di riflessione nell’ottica di un miglioramento continuo applicabile ad attività che esulano dallo sviluppo del software e riguardano invece altri aspetti della vita sociale.

Autenticare le schede elettorali in modo lean

Nella funzione di Presidente di sezione elettorale possiamo riflettere sull’opportunità di avere un approccio lean nell’esecuzione di alcune attività e confrontarlo con le direttive ministeriali che rispecchiano sostanzialmente un approccio waterfall.

Abbiamo pensato, quindi, di simulare l’autenticazione delle schede elettorali affinché potessimo:

• proporre un metodo più efficiente;
• pensare a possibili miglioramenti (Continuous Improvement);
• ragionare sull’eventualità di applicare l’approccio all’interno di una sezione elettorale.

 

Scenario

Per una qualsiasi chiamata alle urne elettorali ai componenti del seggio elettorale — un Presidente, un Segretario e quattro scrutatori (o solo tre nel caso del Referendum) — viene ordinato di presentarsi nella giornata del sabato alle 16:00 per la costituzione della sezione elettorale.

Tra le attività da espletare nella giornata, la principale è l’autenticazione delle schede di votazione necessarie per far votare l’elettore. Il numero di schede viene deciso dal Presidente sulla base del numero degli elettori iscritti nelle liste della sezione che normalmente si aggira intorno alle 1200 unità.

Come si svolge l’autenticazione

L’autenticazione delle schede si compone di due operazioni:

• la firma di uno Scrutatore;
• l’apposizione del timbro della sezione da parte del Presidente (o del VicePresidente).

L’autenticazione delle schede è regolata dalle norme riportate nel capitolo XIII delle istruzioni [1], nel modo seguente:

• nessuno dei componenti del seggio può allontanarsi dalla sala (Cfr. art. 47 T.U. n. 570/1960);
• nel verbale si fa menzione del numero di schede firmate da ciascuno scrutatore;
• il vicepresidente coadiuva il presidente nell’esercizio delle sue funzioni;
• il plico del timbro deve essere aperto dopo la firma delle schede.

I vincoli esposti servono per garantire che il numero di schede autenticate sia conosciuto, e che la somma con quelle non autenticate corrisponda al numero di schede fornite dalla Prefettura alla sezione.

In altre parole l’intento di tutta questa procedura è scongiurare che una scheda autenticata possa “uscire” dalla sezione elettorale ed essere usata per falsare l’intera votazione.

 

Obiettivo

Il nostro obiettivo nel condurre una tale simulazione stava nel dimostrare la maggiore efficienza di un approccio lean in un caso reale confrontando i dati e supponendo che alcuni vincoli possano essere rilassati purché non incidano sulla qualità e sulla sicurezza.

Assumiamo, in tal senso, che la regola “Il plico del timbro deve essere aperto dopo la firma delle schede” non incida negativamente su questo aspetto… cari agilisti perché dovrebbe?

 

Esperimento

Con l’ausilio di “veri” scrutatori, che si sono prestati allo scopo, abbiamo avuto la possibilità di simulare l’autenticazione delle schede elettorali ricreando un contesto molto vicino a ciò che si può trovare all’interno di un seggio elettorale.

Insomma, non abbiamo usato software e computer che sostituissero persone e schede ma, armati di carta, penna, timbro e cronometro, abbiamo simulato l’autenticazione di 300 schede elettorali di cui 150 con il metodo ministeriale (waterfall) e 150 con il nuovo metodo proposto (Kanban).

Metodo ministeriale (waterfall)

Per l’esecuzione dell’attività in oggetto, una possibile disposizione dei componenti del seggio può essere quella illustrata in figura 1.

 

Questi sono i passaggi:

1. il Presidente conta 50 schede e le consegna al VicePresidente;
2. il Presidente conta 50 schede e le consegna allo Scrutatore 1;
3. il Presidente conta 50 schede e le consegna allo Scrutatore 2;
4. il VicePresidente firma le 50 schede e le consegna al Presidente;
5. lo Scrutatore 1 firma le 50 schede e le consegna al Presidente;
6. lo Scrutatore 2 firma le 50 schede e le consegna al Presidente;
7. il Presidente verifica che le schede riconsegnate siano 150 e le consegna al VicePresidente;
8. il VicePresidente timbra le 150 schede;
9. il Presidente verifica le 150 schede e le dichiara autenticate.

Il flusso di lavoro che si genera può essere illustrato come in figura 2.

 

I tempi (in secondi) che riteniamo di evidenziare sono i “time in process” delle fasi e il “lead time” del processo:

 

Per inciso, i 1257 secondi di lead time sono circa 21 minuti, per sole 150 schede; ricordiamo che mediamente in un seggio elettorale le schede da autenticare sono molte molte di più.

Metodo Proposto (Kanban)

La disposizione dei componenti del seggio per tale attività è quella riportata in figura 3.

 

Questi sono i passaggi:

1. il Presidente mette nel Buffer A (alla sua destra) 50 schede una alla volta;
2. lo Scrutatore 1 firma una scheda per volta e la mette a disposizione (se c’è spazio) del VicePresidente;
3. il VicePresidente timbra la scheda e la mette nel Buffer B (alla sinistra del Presidente);
4. il Presidente, dopo aver riempito il Buffer A, preleva dal Buffer B una scheda alla volta e verifica che siano 50; poi ricomincia da 1.
5. Ripetuto per tre volte questo processo, il Presidente dichiara autenticate le 150 schede.

Il flusso di lavoro che si genera può essere illustrato come in figura 4.

 

Anche in questo caso i tempi (in secondi) che riteniamo di evidenziare sono i “time in process” delle fasi e il “lead time” totale del processo:

 

Risultati

Tutte le misurazioni e i calcoli effettuati sono stati riportati su un foglio di calcolo che è possibile consultare [5] per fare le proprie considerazioni.

Misurazioni

Di seguito riportiamo una tabella riassuntiva con le misurazioni e i confronti.

 

Come è possibile vedere, la qualità del processo è adeguatamente elevata con entrambi i metodi, ma i tempi e il personale necessario vengono ridotti adottando un approccio Kanban.

Approfondimenti: le schede sono sempre tante

Il miglioramento ottenuto deve essere rapportato al numero reale di schede da autenticare che potrebbe aggirarsi intorno alle 1200 unità. Inoltre, visto che nella maggior parte dei casi il cittadino viene chiamato ad esprimersi su più di una scheda, tale miglioramento deve essere rivisto in base al tipo di votazione:

• elezioni politiche: una scheda per la Camera dei Deputati e una per il Senato della Repubblica;
• elezioni amministrative: a seconda dei casi, una scheda per il Comune, una per il Municipio/Quartiere e magari anche una per la Regione nei casi in cui le due consultazioni coincidano;
• referendum: una scheda per ogni quesito;

Considerando quanto appena scritto, nelle situazioni di cosiddetto “election day”, ossia l’accorpamento di più consultazioni in una sola tornata elettorale, otterremmo un livello di ottimizzazione molto più ampio: un tema sul quale riflettere seriamente!

Va poi notato come dal 1° al 3° giro ci sia stato un miglioramento nei tempi dovuto all’aumento di confidenza con il processo da parte dei nostri “scrutatori”.

Allo stesso tempo si potrebbe obiettare sul fatto che il metodo da noi proposto abbia un task in meno, e cioè quello della “Verifica firma”… Ma anche qui lasciamo a voi il piacere di approfondire l’impatto!

Feedback

Abbiamo chiesto le loro sensazioni a coloro che hanno partecipato alla simulazione. I componenti, all’unanimità, hanno preferito il nuovo metodo proposto per le seguenti ragioni:

• meno confusione determinata da meno schede nel sistema;
• un controllo maggiore dell’attività;
• un andamento (un flusso) costante del lavoro;
• nessun incidente:
• meno timore che le schede finissero chissà dove.

Inoltre, e soprattutto, i collaboratori sono rimasti sorpresi dal fatto che con una persona in meno ci si sia impiegato meno tempo per ottenere lo stesso risultato!

 

Ipotesi migliorativa: just in time

Nel metodo proposto potremmo sperimentare un valore del Buffer A e B tra 1 e 150 per individuare il numero per il quale avere il miglior risultato. Magari potremmo ragionare anche su disposizioni diverse dei collaboratori o ancora sulla dimensione del buffer tra il “firmatario” e il “timbratore”.

Ma l’ipotesi sulla quale potrebbe aver senso ragionare è quella di applicare l’approccio Lean sull’intero processo che porta una scheda non autenticata ad essere votata dall’elettore. Consideriamo infatti che il valore di una scheda è tale nel momento in cui viene utilizzata dall’elettore per esprimere il suo volere.

Just in time elettorale

È possibile spingersi fino a ipotizzare una possibile autenticazione just in time delle schede, ossia al momento della effettiva presenza di un elettore all’interno della sezione. Il processo da seguire può essere velocemente così descritto:

1. riconoscimento e verifica dell’elettore;
2. autenticazione della scheda;
3. votazione;
4. inserimento della scheda nell’urna;

Con questo approccio effettivamente “rivoluzionario” potremmo ottenere i seguenti benefici:

• la garanzia che una scheda autenticata non esca dal seggio; ogni scheda che uscirebbe dal backlog di quelle non autenticate entrerebbe nell’urna dopo autenticazione e votazione, quindi senza nessuna altra possibilità;
• un risparmio “quasi” totale del lavoro preparatorio del sabato;
• una riduzione del lavoro dei componenti della sezione; le schede non autenticate andrebbero comunque al macero e quindi sarebbero autenticate solamente le schede realmente votate, più quelle poche definite dal buffer che potrebbe essere equivalente al numero di cabine elettorali disponibili nel seggio.

Cari (e)lettori, ha senso fare un esperimento del genere?

 

Conclusioni

Il presente articolo ha descritto un esperimento di ottimizzazione di un processo lavorativo e contribuisce a mostrare che agendo sul processo piuttosto che sulle persone si ottengono risultati migliori. Allo stesso tempo è stata un’occasione per descrivere un’attività non conosciuta ai molti e, alla luce degli ottimi risultati ottenuti dalla simulazione, ragionare su un ampliamento di tale approccio all’intero funzionamento di un seggio elettorale o comunque all’applicazione dello stesso in un seggio elettorale reale. È materiale su cui qualche legislatore curioso e di mentalità aperta potrebbe riflettere.