Guida alla retrospettiva

VII parte: Retrospettive basate sulle metaforedi

In questo settimo articolo della nostra serie sulle retrospettive, vediamo come sia possibile utilizzare le metafore come base per condurre retrospettive fruttuose e coinvolgenti. Quello della metafora è uno strumento potente e utile, che però va usato nel modo giusto e nella corretta misura per non rischiare di minarne l'efficacia.

Le metafore come strumento di focalizzazione

Tutti noi abbiamo sentito parlare del concetto di metafora e tutti noi le usiamo molto nelle nostre conversazioni: a essere precisi, come vedremo di seguito brevemente, usiamo le metafore molto spesso, anche se magari non ce ne rendiamo conto.

Le metafore sono, sostanzialmente, dei "paragoni" che introduciamo nel nostro discorso allo scopo di poter spiegare un concetto A con i termini relativi a B, laddove B è un concetto che si suppone più comprensibile per i nostri ascoltatori.

Il concetto che usiamo nella metafora potrebbe essere più comprensibile perchè si tratta di un argomento meglio conosciuto in quel determinato contesto, perchè è più ricco di significato per i nostri ascoltatori o perchè innesca in loro delle connessioni emozionali, connessioni che sono importanti affinchè essi possano comprendere al meglio l'importanza della nostra comunicazione.

Un semplice esempio: la metafora della nave

Quando si dice "La nostra azienda è una nave senza capitano" si sta spiegando una situazione potenzialmente molto complessa con termini molto semplici, aggiungendo, allo stesso tempo, un proprio giudizio e un proprio punto di vista.

Analizziamo cosa dice questa frase un po' più in dettaglio…

  • Chi dice che la nostra azienda è come una nave?
  • Fino a che punto ha senso la similitudine "azienda =  nave"?
  • Chi definisce cosa buona o cattiva la presenza o l'assenza di un capitano per una nave? Di fatto, la frase non dice esplicitamente che una nave priva di capitano sia una situazione negativa, ma per cultura, la maggior parte di noi la considera una cosa brutta!
  • Chi dice che la nostra azienda non ha l'equivalente di un "capitano"?
  • Chi dice che la nostra azienda necessita di un capitano?

Avete visto quante parzialità, propensioni o pregiudizi ci sono in una sola breve frase come "La nostra azienda è una nave senza capitano"? Ecco, di fatto la metafora ci ha guidato a pensare in una certa direzione, ci ha fatto concentrare su un solo aspetto della nostra azienda e ci ha "obbligato" a dare alcuni giudizi in un determinato senso che, basati sul fatto assodato — in realtà è una supposizione! — che "ogni nave deve avere un capitano", potrebbero modificare il modo in cui si prende in considerazione la situazione della nave e, per analogia, la situazione della nostra azienda.

In effetti, con l'uso della metafora, la discussione è stata semplificata, indirizzata verso un piano diverso e focalizzata su un solo aspetto, in maniera tale che le conseguenze sono in linea di massima chiare e possono essere trasferite e applicate alla nostra azienda. Quanta potenza in una frase così semplice!

Se si comincia a fare attenzione alle varie conversazioni, cercando di individuare le metafore, se ne troveranno moltissime: i politici, in particolare, le adorano! Non possiamo evitarle, perchè le metafore fanno pare del nostro modo di comunicare.

Passiamo quindi a vedere come sia possibile usarle, in maniera creativa, per le nostre retrospettive.

Le metafore nelle retrospettive

Come abbiamo visto, le metafore sono degli strumenti per la focalizzazione, che consentono di restringere la portata della nostra percezione a un piccolo sottoinsieme della situazione alla quale ci stiamo rivolgendo. È un po' come usare un faretto "a occhio di bue" per illuminare solo una parte di qualcosa che è molto più complesso,

Pertanto, potremmo usare le metafore per consentire al team di concentrarsi solamente su un determinato aspetto che vogliamo analizzare in maggiore dettaglio. Questo, insieme alle giuste domande poste nel contesto della metafora usata, diventa uno strumento molto potente in una retrospettiva.

Domande nelle metafore

Ecco un esempio di metafora e di domande pertinenti.

"Immaginiamo che il nostro gruppo di lavoro sia come una macchina da corsa che vince la gara":

  • Che cosa ha consentito al motore di sviluppare tanta potenza?
  • Che cosa abbiamo fatto per non sbandare anche nelle curve più difficili?
  • In che modo ci siamo resi conto che era il momento di frenare? E come abbiamo capito che invece era il momento di accelerare?
  • Che tipo di freni abbiamo? Un modello che consente una frenata lenta e gentile? Un freno più brusco? Abbiamo slittato o abbiamo un meccanismo di ABS?
  • Quanto carburante è stato necessario?
  • Quanto è efficiente il nostro uso del carburante?
  • e così via… Si possono trovare molte domande pertinenti.

Se si sceglie la metafora tra argomenti che sono ben comprensibili per il tipo di cultura delle persone cui la si propone, tutti i partecipanti non avranno problemi a capire la metafora e mettere in relazione le varie domande alla realtà del gruppo di lavoro. Ad esempio, nelle domande che abbiamo riportato sopra, si punta ad arrivare ad alcuni aspetti specifici inerenti il lavoro in team. In particolare:

  • La domanda sulla potenza del motore, potrebbe fare riferimento a chi sta guidando il lavoro del team e all'energia che è capace di trasmettere.
  • La domanda sull'evitare sbandamenti dell'automobile potrebbe fare riferimento a chi e/o cosa sta garantendo la concentrazione del team, assicurandosi che il suo lavoro sia importante per i fini dell'intera organizzazione.
  • La domanda sul carburante e sull'efficienza potrebbe fare riferimento sia ai processi che all'energia investita dal team per il raggiungimento di un determinato risultato.

In questi casi usiamo il condizionale "potrebbe" perchè l'interpretazione della domanda è lasciata libera alle persone che devono rispondere, almeno in una certa misura. Occorre pertanto essere preparati a "ri-focalizzare" la domanda nel caso i partecipanti la interpretino in maniera discordante, per quanto la discussione sul reale significato della domanda sia in genere essa stessa parte importante del processo di attribuzione del significato.

Suggerimenti sulle metafore nelle retrospettive

Nell'uso delle metafore, occorre essere consapevoli di alcuni aspetti particolari che potranno emergere nel loro uso. Riconoscere e correggere alcuni problemi o saper effettuare delle "variazioni sul tema" possono rivelarsi azioni cruciali per la buona riuscita della retrospettiva.

Metafora non in linea con il tipo di cultura

Se il team non comprende immediatamente la metafora, significa che probabilmente non è stata formulata in maniera recepibile dal punto di vista delle loro conoscenze e del loro contesto culturale. Per esempio, immaginiamo di usare una metafora legata al mondo delle attrezzature per l'ascolto della musica ad alta fedeltà: "Il nostro gruppo di lavoro è come il circuito di amplificazione di un impianto hi-fi. Si tratta di un circuito a transistor o a valvole? Si tratta di un amplificatore di classe A, AB o di classe B? In che modo possiamo trasformare la potenza che proviene dai connettori in un segnale amplificato?"

Se si usa questa metafora con un gruppo di persone che non ha precedenti nozioni di elettronica, chi ci ascolta resterà parecchio confuso. Ma, se si presenta questa metafora a un pubblico di ingegneri elettronici, questi capiranno immediatamente dove vogliamo andare a parare e, probabilmente, saranno anche molto grati che abbiate fatto un esempio così chiaro.

A seconda degli ascoltatori, quindi, è bene considerare di cambiare certe metafore con altre a loro più intelligibili.

Passato, futuro, solution-focused

È possibile applicare il metodo della metafora al futuro ("che cosa vi servirà per poter sviluppare la potenza necessaria a raggiungere il traguardo?"), al passato ("che cosa avevate fatto per sviluppare abbastanza potenza da poter vincere la gara?") ma anche allo scenario della retrospettiva solution-focused di cui abbiamo parlato nell'articolo precedente ("bene, immaginate che la gara sia stata ormai vinta: effettuate una valutazione delle ragioni per cui è stata sviluppata tanta potenza"). Chiaramente, se si segue un approccio solution-focused, a questo si applicheranno tutte le considerazioni del caso, come visto nella VI parte di questa serie. Svilupperemo meglio questo concetto più avanti.

Domande come strumento di delimitazione

La combinazione della metafora e delle domande che vengono poste a riguardo dovrebbero delimitare l'ambito della conversazione: si tratta, in definitiva, di uno strumento per focalizzare il team su certi argomenti. Se questa combinazione di metafora e domande non riesce a far focalizzare il gruppo, occorre considerare di aggiungere alcune chiarificazioni in grado di reindirizzare la discussione, oppure occorre fare alcune domande molto specifiche in grado di concentrare l'attenzione su un determinato ambito.

Uso globale o uso specifico della metafora

La metafora può essere usata come tema portante della retrospettiva, vale a dire che è il solo strumento usato per l'intera sessione, oppure può essere adoperata "localmente", come strumento specifico quando si analizzi un particolare aspetto che emerga durante la discussione magari sollecitata con altre tecniche. Nel primo caso, la metafora è pianificata come strumento già inizialmente previsto, mentre nel secondo caso sarà basata principalmente su un'improvvisazione adatta al momento: per questo il facilitatore dovrebbe sempre avere "pronte" alcune metafore adatte al contesto.

Metafore diverse adatte a problemi diversi

Alcune metafore si dimostrano più adatte ad affrontare problemi interni al team (comunicazione, lavoro di squadra, fiducia reciproca, processi interni), mentre altre sono più adeguate a discutere argomenti "sistemici". La direzione in cui si intende spingere la discussione indirizzerà la scelta dell'uno dell'altro tipo di metafora.

Esempio: supponiamo di voler discutere dei problemi interni di un team. Metafore utili sono tutte quelle in cui si parla di un sistema chiuso: una squadra di calcio/pallacanestro/…, un villaggio, un'aeroporto, e così via.

Se invece vogliamo tematizzare qualcosa di più sistemico, tipo il modo in cui il team interagisce con il resto dell'organizzazione, le metafore più utili sono quelle che già per loro natura richiedono di discutere dell'interazione fra varie parti: una barca a vela che naviga verso un'obiettivo ("Com'è il vento? Le correnti? …), un aereo che, per volare, ha bisogno di un supporto da terra, e via così.

Notate come  è importante non solo stabilire il soggetto della metafore, ma anche il modo in cui questo viene presentato.

Tenere presente il tipo di giudizio insito nella mtafora

Come abbiamo visto, la metafora implica che, in qualità di facilitatori, si imponga al team un certo grado di giudizio, o che sia direttamente il team a elaborare alcune supposizioni sulla base della metafora: quali sono le conseguenze di tutto ciò? Come esempio, considerate questa metafora: "Il nostro gruppo di lavoro è la squadra di cucina di un ristorante". Ma quale ristorante? Un ristorante elegante? Un ristorante per buongustai?  Una trattoria? Un fast food? Il diverso tipo di ristorante ha un impatto notevole sui risultati che saranno prodotti dal team in questa retrospettiva.

Evitare metafore "fragili"

Occorre evitare le metafore che presentino elementi di fragilità e possano evolvere verso direzioni inopportune o pericolose. Per esempio, è bene evitare metafore che possano richiedere riferimenti diretti agli individui del team, ed evitare metafore che possano incrinare la "sicurezza" della discussione. Per esempio, con una metafora come "Immaginiamo che il nostro gruppo di lavoro sia un corpo umano", una delle domande potrebbe essere "Chi è il cervello?". In questo tipo di metafora si rischia di scivolare verso terreni minati… basti immaginare quali domande si potrebbero fare con altre parti del corpo "meno nobili" per capire come le risposte potrebbero rappresentare un colpo durissimo per lo spirito di gruppo.

Metafore nel presente e nei futuri

Come abbiamo visto poco sopra, si possono usare le metafore in tre modalità, similmente a quanto abbiamo detto nell'articolo precedente sulle retrospettive incentrate sulla soluzione, cui rimandiamo per gli approfondimenti sui diversi tipi di futuro (futuro di tipo 1 e futuro di tipo 2).

Presente

Concentrare la metafora sul presente consente di usarla primariamente come strumento per analizzare la situazione corrente.

Futuro 1

Usare la metafora in uno scenario di futuro in vista e da raggiungere consentirà di trasferire la discussione in uno scenario di tipo "futuro 1", in cui il team discute i modi per poter raggiungere tale obiettivo.

Futuro 2

Il modo migliore per usare la metafora è trasportarla in uno scenario di tipo "futuro 2" ossia far sì che il gruppo immagini un obiettivo che ha già raggiunto e tenti di riconnetterlo successivamente alla situazione corrente, vista come se fosse già passata. "Immaginate che il team sia una macchina da corsa che ha già vinto la gara. Che cosa gli ha consentito di conquistare la vittoria?"

Tutte e tre le modalità di collocazione nel tempo della metafora (presente, futuro 1, futuro 2) possono risultare utili in situazioni differenti, in base a ciò che ci si prefigge di ottenere; ma raccomando comunque di usare la versione collocata nel "futuro 2", per le medesime ragioni discusse nell'articolo sulla retrospettiva incentrata sulla soluzione.

Ritorniamo al mondo reale

Dopo aver lavorato su una metafora per un po' di tempo, il risultato sarà di aver messo in connessione tante informazioni riguardo all'argomento su cui si sta discutendo… ma nel mondo della metafora. Adesso occorrerebbe riportare al mondo reale quel che si è imparato.

Però, aspettate un attimo… forse non è proprio così necessario. Infatti, una parte dell'apprendimento che si svolge attraverso la metafora si concretizza già a livello implicito: semplicemente attraverso la discussione di una determinata situazione proiettata nella prospettiva della metafora, il gruppo di lavoro potrebbe sperimentare delle "rivelazioni" che gettano nuova luce sulla loro percezione, e pertanto comportarsi in maniera conseguente. Pertanto, si potrebbe dare il caso per cui, anche senza fare ulteriori passi, qualcosa possa accadere alle persone e alle dinamiche del gruppo.

Come riconnettere l'esperienza della metafora alla realtà

In ogni caso, si dovrebbe comunque tentare di riconnettere l'esperienza della metafora al mondo reale e ci sono sostanzialmente due modi per farlo.

Un primo metodo consiste nel chiedere al team in che modo tradurrebbero quel che hanno discusso a partire dalla metafora in elementi di azione per il gruppo. Una volta che le idee comincino a venir fuori, il compito principale del facilitatore della retrospettiva sta nel renderle quanto più concrete possibile, in maniera che diventino elementi di azione realmente verificabili. Come vedremo in seguito, occorre però non essere troppo "esortativi", cioè non bisogna mettere troppa pressione a coloro che partecipano alla retrospettiva: se possibile, è meglio che il lavoro da svolgere emerga quanto più direttamente possibile dal team stesso.

La seconda possibilità sta nel prendere i vari elementi che sono emersi durante la discussione della metafora e chiedere al gruppo in che modo ciascuno di questi elementi corrisponda alla realtà effettiva. Questo va fatto per ogni singolo elemento, fino a concludere la discussione; nel caso ci siano problemi con il tempo a disposizione, si chiede al team di votare gli elementi della metafora, in modo da poterli disporre per importanza e discuterli nell'ordine stabilito.

Alcune metafore utili

Di seguito si riportano alcuni esempi di metafore "pronte per l'uso", corredate di domande opportune per sviluppare la discussione: sono una fonte di ispirazione, ma poi ciascuno deve sentirsi libero di ideare le sue metafore, soprattutto tenendo presente il contesto in cui opera. E nel caso ve ne vengano in mente di particolarmente interessanti, non mancate di farcelo sapere…

L'automobile da corsa

Il gruppo è un'auto da corsa.

  • Che tipo di motore la spinge?
  • Com'è l'aerodinamica?
  • Che tipo di pneumatici monta? Come si garantisce la stabilità?
  • E i freni? In che modo si comporta la macchina nel caso di una frenata d'emergenza?
  • Che cosa sappiamo del peso dell'automobile e della sua inerzia? (Attenzione, perchè questa è una domanda che può portare a risposte che vanno a incidere sul piano personale!)
  • Quale carburante si usa? Qual è il consumo del carburante e quanto è efficiente rispetto alle prestazioni?
  • Che cosa possiamo dire della solidità di costruzione?

La città

Il gruppo è una città.

  • Che tipo di città è? Piccola? Grande? Molto attiva? Rumorosa? Tranquilla? Piena di verde? O con tanto cemento?
  • In che modo dovrebbe svilupparsi la città da qui alle prossime X settimane / ai prossimi X mesi/anni?
  • Cosa funziona bene in città?
  • Cosa dovrebbe essere migliorato?

La foresta

Il vostro prossimo progetto è una foresta.

  • Qual è l'estensione di questa foresta?
  • Quanto è difficile attraversare la foresta?
  • Che tipo di vegetazione c'è? Come è distribuita?
  • In che modo pensate di orientarvi e trovare la strada nella foresta?
  • Che cosa vi aspettate di trovare una volta che sarete fuori dal bosco?

L'aeroporto

La vostra organizzazione è un aeroporto.

  • Quanto sono fluide e veloci le varie operazioni?
  • Che tipo e qualità di servizio offrite ai vostri passeggeri?
  • Che cosa accade quando si verifica un aumento improvviso del numero dei passeggeri? Come reagite?
  • Cosa accade in caso di maltempo, quando gli aerei non possono volare?
  • Che cosa accade nel caso si verifichi un atterraggio di fortuna?

Ulteriori spunti per metafore

Ed ecco alcune altre metafore che si potrebbero usare: lascio ai lettori il compito di pensare alle domande pertinenti.

  • le Nazioni Unite
  • il farmaco
  • l'imbarcazione
  • il corriere espresso
  • la squadra di cucina: trattoria? ristorante elegante? fast food? menù turistici? e così via.

Conclusioni

In questo articolo abbiamo illustrato lo strumento della metafora. Usiamo o sentiamo usare metafore quotidianamente ma questo non deve farci sottovalutare il potere che uno strumento come questo può avere nella conduzione delle retrospettive. Proprio perchè le metafore sono uno strumento potente, esse possono essere usate sia come unico motivo conduttore della retrospettiva, che, in maniera più limitata, come una delle modalità impiegate per sviscerare al meglio un determinato aspetto.

Affinchè l'uso delle metafore sia proficuo, è importante sceglierle in maniera oculata, prestando la massima attenzione al contesto culturale in cui verranno proposte, per evitare di instillare confusione invece di stimolare la riflessione e il coinvolgimento. In tal senso, abbiamo presentato alcuni esempi e abbiamo fornito una serie di idee per le metafore, che il facilitatore della retrospettiva potrà integrare opportunamente.

Nel prossimo articolo, forniremo una serie di consigli pratici ai facilitatori, da impiegare con le varie tecniche presentate fin qui.

 

 

 

 

 

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Pubblicato nel numero
200 novembre 2014
Dopo aver realizzato software e gestito team di sviluppo per molto tempo nel settore delle telecomunicazioni, da svariati anni Pierluigi Pugliese è coach agile e consulente IT che fornisce sostegno alla aziende affinché diventino più produttive grazie all‘adozione di metodologie agili per lo sviluppo del software. Tra le sue competenze,…
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