L’orizzonte ampio della facilitazione

Questo mese, all’interno di questa serie, iniziamo a parlare di facilitazione. Data la vastità dell’argomento, affronteremo i vari aspetti della facilitazione in altrettante tappe di questo viaggio dedicato al mestiere dello Scrum Master.

Scrum Master come facilitatore

Fin qui, nella serie “Vita da Scrum Master”, abbiamo visto molte delle competenze necessarie a svolgere questo lavoro: l’attivazione di un team, il supporto sulle pratiche, la cura di valori e principi, l’attenzione al processo di miglioramento continuo, la raccolta dei dati, l’escalation verso i ruoli decisionali.

Questo mese iniziamo a parlare di una delle più importanti competenze che forse ancora manca nella nostra definizione della figura dello Scrum Master: la facilitazione. Con facilitazione, si intende quell’insieme di conoscenze e di capacità necessarie per permettere a un gruppo di persone di svolgere una attività come  l’envisioning o il product backlog refiniment, per consentire il regolare flusso di una discussione o di una retrospettiva, per aiutare un team a prendere una decisione.

Competenze, tecniche, strumenti

Per poter svolgere questi compiti, un facilitatore deve usare strumenti e tecniche volti a tenere sotto controllo, fra gli altri, alcuni aspetti principali.

Tempi

Il rispetto delle tempistiche complessive del meeting o delle singole fasi è fondamentale sia per non invadere lo spazio dedicato ad altro, sia per permettere a tutti di rimanere concentrati e massimamente attivi per il tempo strettamente necessario.

Modalità di lavoro

La struttura della riunione deve essere scelta in modo che sia adatta allo scopo della stessa; le vari fasi del meeting devono garantire una corretta  modalità di interazione (Ice Breaking, discovery/storming, closing/sintesi finale) e adattarsi al sentimento del gruppo in quel momento.

Spazie e logistica

Strettamente legato al punto precedente è la scelta degli spazi, la dislocazione di mobili o accessori, che deve esser funzione del tipo di interazione scelta e del format della riunione (frontale, workshop, interattiva, etc.).

Bilanciamento dei flussi e dell’energia della stanza

È importante osservare il gruppo in riunione intercettando il sentimento, i desideri e le necessità di tutti.

Comunicazione efficace

Per ottenere un meeting efficace è importante conoscere le basi della comunicazione efficace, dell’ascolto attivo e delle tecniche di “sabotaggio”, queste ultime per evitare che qualcuno rovini la riunione stessa.

Un sommario dei temi trattati

I prossimi articoli della serie, quindi, saranno dedicati specificamente al tema della facilitazione, che affronteremo nel corso di più puntate e non con una sola parte. Per ovvi motivi non entreremo nel profondo di tali argomenti, ognuno dei quali richiederebbe una serie a sé. Vorrei invece condividere alcuni spunti lasciando gli approfondimenti a chi fosse interessato.

Nel complesso, ci occuperemo dei temi riportati di seguito.

Comunicare in modo efficace:

• l’ascolto attivo
• i principi della comunicazione
• intercettare i sabotaggi nella comunicazione

Stili relazionali

Come dare un feedback

Evoluzione del gruppo:

• le fasi dell’evoluzione del gruppo
• come cambia la facilitazione nelle varie fasi

Modalità di lavoro:

• struttura e format del meeting
• la logistica
• la gestione del tempo

Accanto a questo articolo introduttivo sulla facilitazione — quinta parte della serie —  che contiene una traccia degli argomenti, pubblichiamo in questo numero di dicembre 2020 la parte VI della serie, che affronta il tema dell’ascolto attivo.

Buona lettura.