Introduzione

In questo articolo vedremo alcuni aspetti da tenere in considerazione nell’organizzazione, nella conduzione e nella chiusura di un workshop, di un meeting o genericamente di una conversazione fra più persone.

Più avanti vedremo come trasporre questi punti nella pratica dei meeting e delle attività che tipicamente deve svolgere uno Scrum Master.

Organizzare e facilitare un meeting

Lo Scrum Master nel suo ruolo di facilitatore deve applicare alcune pratiche tipiche per permettere lo svolgimento della riunione in modo efficace, vale a dire in modo che sia raggiunto l’obiettivo della riunione, permettendo a tutti di partecipare in modo collaborativo e costruttivo. Deve guidare lasciando libertà d’azione, aiutare senza influenzare, moderare l’esuberanza senza monopolizzare l’attenzione su di sé, supportare senza invadere.

Può sembrare un compito difficile, impossibile da realizzare se non si è in possesso di specifiche capacità personali. Per fortuna, molte di queste capacità possono essere allenate grazie all’uso di specifici strumenti, di alcuni format di riunione e di tecniche di lavoro.

In questo, e negli articoli della serie immediatamente successivi, proverò a fornire alcune indicazioni sia sulla struttura di base da seguire che sulla impostazione.

I punti fondamentali

Nello specifico i punti che vedremo sono i seguenti:

• framing
• logistica
• staff
• ruoli e responsabilità
• esecuzione del workshop
• chiusura

Il mio suggerimento è di lavorare a lungo sulla progettazione e preparazione prima dell’evento, specialmente se è la prima volta che lo fate. Poi, quando andrete live, potrete concedervi una buona dose di improvvisazione.

A tal proposito mi ricordo sempre questa frase del generale Dwight D. Eisenhower (1890–1969), che ho inserito in una delle mie prime presentazioni che parlava di Agile:

In preparing for battle I have always found that plans are useless, but planning is indispensable.

Qui appare palese la differenza fra “piani” prestabiliti a priori da una parte, e invece “pianificazione” ragionata dall’altra.

Framing: definiamo scopo e ambito del workshop

Che si tratti di progettare un nuovo workshop, di avviare una conversazione fra due o più persone, o che vi accingiate a far partire uno degli eventi Scrum (Scrum Planning, Review, Retrospective) è molto importante tenere presente lo scopo della riunione e verificare se è allineato con le aspettative del gruppo.

Formati adatti allo scopo

Per questo, primo fra tutti, pensate al formato della riunione: che sia adatto allo scopo e che sia accettabile dai partecipanti. Per esempio se è stato concordato di svolgere un meeting per trovare nuove idee, potreste scegliere un format non convenzionale, privilegiando momenti informali di storming e agevolando la creatività e il pensiero laterale. Se avete optato per una riunione divertente, informale o giocosa, siate certi che sia accettabile da tutti: in genere tutti sono disposti a lavorare fuori dagli schemi, basta saperlo. Le sorprese possono bloccare la spontaneità.

Diverso se si deve fare una riunione ufficiale, per esempio al top management, dove il formato, il lessico e perfino il dress code richiedano una certa seriosità.

Un format di discussione dovrebbe essere scelto quindi in base allo scopo ma anche al tono che vorrete dare alla riunione. Per esempio nella figura 1 è riportata la foto di un meeting basato sul formato fishbowl: questo formato prevede 4 sedie al centro, 3 persone che parlano sedute sulle sedie e tutti gli altri in silenzio intorno.

Chi vuole parlare o intervenire deve sedersi sulla sedia libera; in quel momento, un volontario fra i seduti deve alzarsi per lasciare la sedia libera. Questo formato agevola l’ascolto da parte degli esterni, evita le interruzioni e le sovrapposizioni. Ispirato alle antiche riunioni del villaggio con i saggi seduti intorno al fuoco, in genere crea momenti di altissima attenzione e concentrazione.

Ambito e portata: in-scope vs out-of-scope

Oltre allo scopo, lavorate per definire e condividere col gruppo la portata, il perimetro, l’ambito del meeting, quello che in inglese si chiama scope: è importante che chi facilita e chi partecipa sappiano bene cosa sta dentro (in-scope) e cosa invece è fuori (out-of-scope) dal perimetro di quell’incontro.

Un esempio tipico, che uno Scrum Master impara prestissimo a gestire, è il Daily Scrum: si tratta in questo caso di una rapida riunione quotidiana di allineamento, per condividere lo stato di avanzamento, eventuali punti di attenzione, dipendenze o impedimenti. Il Daily Scrum è un momento di condivisione delle informazioni, dove ogni membro del team fa un rapido elenco, ma non è il momento in cui si deve cercare di affrontare le questioni che emergono. Se Tizio e Caio scoprono di avere un tema in comune — p.e.: Tizio ha un problema e Caio potrebbe aiutarlo — il Daily Scrum è un buon momento per fissare più avanti nella giornata una riunione per parlarne. Ma non è esso stesso il momento deputato a tale discussione. Ecco cosa significa essere in-scope vs out-of-scope.

Lo Scrum Master dovrebbe sempre ricordare questi aspetti, in modo chiaro, preciso e inequivocabile e assicurarsi che tutti abbiano compreso e condividano il goal e lo scope. E dovrebbe chiarire, prima di iniziare, quali sono le aspettative del gruppo in termini di risultati attesi e o di deliverables da produrre.

Considera la logistica

Ogni riunione dovrebbe sempre essere organizzata in un contesto adatto: se si tratta di un corso, decidete se volete fare una lezione frontale o se pensate che sia utile lasciare spazio a momenti di discussione e confronto fra le persone.

Se pensate di voler attivare lavori di gruppo ma al contempo di avere dei momenti per la spiegazione in cui mostrare delle slides, potreste pensare a un setting misto come quello in figura 2.

Interessante notare che, quando partecipiamo a una riunione, il nostro cervello ricorda meglio cosa è successo se riesce ad associarlo ad alcune informazioni di contorno, come per esempio lo spazio in cui abbiamo assistito a una presentazione.

Per questo è utile assegnare diversi spazi della stanza a differenti momenti e attività: scegliete una zona dove farete le spiegazioni o dove attaccherete fogli alla parete e un’altra dove invece le persone possano parlare e giocare insieme.

Staff, ruoli e responsabilità

Sebbene il vostro ruolo, come Scrum Master e facilitatore della riunione, sia centrale, ricordate che non siete soli. Se avete bisogno del contributo di altre persone, concordatelo prima di cominciare, chiarendo ruoli, tempi e modalità di intervento. Potreste concordare, prima di iniziare, che chi guida la riunione non possa essere interrotto se non sia lui stesso a passare la palla; oppure, proprio per rendere più spontanea la conversazione, potreste decidere che sia sufficiente uno sguardo o un gesto per interrompere l’altro. Anche tempi e durata di ogni intervento dovrebbero essere concordati prima (vedi “Timing”, sotto).

Preparate i partecipanti prima del workshop per chiarire scopo, svolgimento, tempistiche, responsabilità e ruoli prima, durante e dopo il workshop. Se necessario, date delle pre-assegnazioni alle persone che vorrete coinvolgere nel lavoro.

Esecuzione del workshop

Non limitatevi a pensare a voi e ai vostri colleghi. Considerate tutti i partecipanti alla riunione, il loro background culturale e quali sono invece i requisiti richiesti per partecipare, contribuire o capire. Se pensate che il tema sia difficile per essere compreso da chi non ne ha mai sentito parlare, potrebbe essere utile usare una metafora che sia vicina al contesto culturale delle persone.

Ma, non troppo vicino per non incorrere nel rischio di fare errori (p.e., se siete con medici, non fate esempi che possano riguardare trial medici, primo soccorso o sala operatoria, tutte cose di cui loro sanno molto più di voi). Potrebbe invece essere utile chiedere a loro di aiutarvi a definire il contesto e a trovare esempi: “Nella vostra giornata lavorativa, vi viene in mente un momento in cui fate un allineamento fra voi, prima di iniziare la giornata? OK, chiamiamo Daily Scrum questo momento”.

Timing

Eseguite il workshop secondo la pianificazione prevista. Sapere in ogni momento a che punto siamo nel percorso ipotizzato ci permette di comprendere meglio lo stato corrente e i passaggi successivi.

Per esempio, in un workshop di storming è importante avere ben chiaro quanto tempo dedicare alla fase di esplorazione di nuove idee e quanto alla sintesi; riprenderemo questo aspetto in uno dei prossimi articoli.

Anche se desiderate che la riunione si svolga con un certo grado di spontaneità e improvvisazione, converrebbe sempre pensare prima a ruoli, contenuti e tempistiche. Per esempio spesso mi trovo a condividere questo time sheet con i colleghi con cui devo organizzare un meeting:

Per quanto possa sembrare assurdo pianificare ogni minuto, specialmente se non avete mai provato il meeting o il vostro talk, questa tabella vi aiuterà a non rimanere in balia degli eventi. Poi, quando sarete sul palco o nel bel mezzo della riunione, potrete tranquillamente abbandonarvi a un certo grado di improvvisazione.

Chiusura

Insieme al framing, la chiusura è la parte più importante dell’intera riunione. Ricordate di dare il giusto spazio per fare la sintesi di quello che è successo, dei risultati raggiunti e di fare il piano dei prossimi passi. Verificate se alla fine siete giunti a rispondere alle domande che vi eravate poste all’inzio e se quindi avete rispettato il goal e lo scope della riunione stessa. Fate in modo che tali considerazioni siano rese dalle persone e condivise da tutti.

Conclusioni

Questi sono solo alcuni consigli pratici e generici che conviene tenere a mente prima e durante il meeting o il workshop. Nella prossima puntata entreremo nel dettaglio della struttura di un meeting, parlando della gestione delle tempistiche sia per l’apertura che per la chiusura.